¿Qué son los formularios de producto?
Los formularios de producto son cuestionarios que se asocian a un producto (grupal, privado, pack grupal o pack de alquiler) para recoger información de los participantes. Se usan típicamente para:
Datos del cliente o del participante (edad, peso, altura, talla, número de pie, etc.).
Cuestionarios médicos (alergias, contraindicaciones, problemas cardiovasculares, embarazo, etc.).
Consentimientos y aceptaciones (política de privacidad, exoneración de responsabilidad, condiciones de la actividad).
Información operativa (idioma preferido, alojamiento, transporte, alimentación).
Un mismo formulario se puede vincular a un producto con tres roles distintos:
Check-out → se rellena durante la compra, dentro del checkout de la Tienda Online.
Check-in → el cliente recibe el enlace por email, URL o WhatsApp después de comprar y lo rellena antes de presentarse a la actividad.
Participante → se muestra de forma individual a cada participante de la reserva, dentro del propio proceso de compra en la Tienda Online.
Más adelante, en Vincular a productos, se explica cada rol con detalle.
📘 Para saber dónde y cómo consultar las respuestas una vez rellenadas, consulta Consultar respuestas de los formularios.
Índice
1. Crear un formulario
Ve a Ajustes → Formularios de Producto y pulsa Añadir. Cada formulario se estructura en:
Secciones → agrupan campos. Una sección puede reutilizarse en varios formularios (p. ej. "Datos médicos básicos").
Campos → cada pregunta concreta que el cliente o el participante tiene que responder.
Secciones anidadas → secciones que aparecen sólo cuando una respuesta previa coincide con un valor configurado (p. ej. "Si has marcado SÍ en alguna pregunta del Cuadro A, rellena el Cuadro B").
👉 Dentro de un mismo formulario puedes tener tantas secciones como necesites, cada una con sus propios campos.
Este formulario, una vez creado, no hace nada por sí solo: en el paso 6. Vincular a productos lo asocias a uno o varios productos y eliges con qué rol (Check-out, Check-in o Participante) se usará en cada caso.
Caducidad de las respuestas (reutilización en Check-in)
Justo debajo del nombre del formulario tienes el campo "Caducidad de las respuestas (días)".
Sirve para que, cuando el formulario se use como Check-in, la respuesta que rellena un participante se reutilice automáticamente en sus reservas posteriores, de modo que no tenga que volver a rellenar el mismo formulario en cada compra.
Escribe el número de días que la respuesta seguirá siendo válida. Cuando pasa ese plazo, la respuesta caduca y, en su siguiente reserva, el participante vuelve a estar Pendiente y rellena el formulario de nuevo.
Si lo dejas vacío (aparece "No caducan"), la respuesta no caduca nunca y se reutiliza siempre.
⚠️ Esta reutilización solo tiene efecto cuando el formulario está vinculado a un producto como Check-in. Los formularios de Check-out y de Participante no reutilizan respuestas entre reservas.
📘 Los estados del envío y cómo se ve la validez o caducidad de una respuesta se explican en Gestionar envíos de formularios de Check-in.
2. Configurar los campos
Desde el editor de campo puedes definir:
Tipo de campo: texto, área de texto, número, email, teléfono, fecha, desplegable, casilla (checkbox), botones de opción (radio), firma, archivo adjunto, sección condicional, etc.
Título y descripción del campo.
Obligatoriedad → marcar como respuesta requerida para poder enviar el formulario.
Opciones (en desplegables y radios) → la lista de valores posibles, con etiqueta por idioma.
Validaciones → longitud mín./máx., valor mín./máx., tipos de archivo aceptados, tamaño máximo de archivo.
Lógica condicional → mostrar/ocultar campos en función de una respuesta anterior.
Reordenar y duplicar campos y secciones.
👉 Campo de Firma: cuando este campo se usa en un formulario de Check-in, la firma del participante se procesa con la misma tecnología de firma digital que la funcionalidad de Documentos (Documenso, conforme al reglamento eIDAS), quedando el documento firmado guardado de forma segura junto a la respuesta del formulario. Esta función se activa por cuenta: si todavía no la tienes disponible y quieres usarla, contacta con el equipo de Lueira para que te la habiliten.
💡 ¿Necesitas que la respuesta de un campo actualice también el dato correspondiente en la ficha del participante? Consulta Mapeo de campos y Formulario de Participante.
3. Revisión Prioritaria y Activador de aviso
Estas dos opciones, configurables a nivel de campo o de opción de respuesta, son la clave para que el equipo localice "de un vistazo" las respuestas que necesitan atención antes de la actividad.
Revisión Prioritaria (a nivel de campo)
Marca un campo entero como importante de revisar. Por ejemplo, todas las preguntas del cuestionario médico de buceo.
Cómo activarlo: en el editor del campo, pulsa el icono ⚠ (Alerta). El tooltip dice "Marcar como Revisión Prioritaria". El campo queda destacado con un icono ámbar ★ en todas las vistas de respuestas.
Cuando una respuesta es de un campo prioritario, aparece resaltada con la estrella ámbar y, en la vista matriz del detalle de sesión, puedes filtrar para ver solo los campos prioritarios (toggle "Revisión prioritaria" arriba a la derecha).
📌 Caso de uso típico: en un cuestionario médico con 30 preguntas, marca como Revisión Prioritaria solo las que pueden contraindicar la actividad. Así, antes del briefing, una sola mirada al matriz con el filtro activado te dice si hay algo que mirar.
Activador de aviso (a nivel de opción de respuesta)
Marca una opción de respuesta concreta como "respuesta que dispara aviso". Sirve para campos de tipo desplegable, radio o casilla donde una de las opciones implica revisión.
Cómo activarlo: dentro de las opciones de un campo, pulsa el icono de aviso de la opción que quieras marcar. El tooltip dice "Marcar como activador de aviso".
Cuando un participante responde con un valor marcado como activador de aviso, en la vista matriz y en el listado de participantes el icono del formulario y la respuesta concreta se resaltan con fondo amarillo/naranja para llamar la atención.
Diferencia entre las dos opciones:
Revisión Prioritaria = "este campo siempre vale la pena mirarlo" → filtro/estrella permanente.
Activador de aviso = "esta respuesta concreta vale la pena mirarla" → resaltado condicional en función de lo que conteste el participante.
Se pueden usar a la vez. Una pregunta médica suele ser prioritaria, y dentro de ella la respuesta "Sí" suele ser activador de aviso.
4. Enlaces en etiquetas (consentimientos)
En cualquier campo del formulario (excepto en los bloques de texto estático) puedes insertar enlaces dentro de la etiqueta, escribiendo en formato [texto](url) o, más cómodo, usando la barra flotante del editor.
Cómo añadir un enlace:
Escribe primero el texto completo de la etiqueta en el campo "Título".
Selecciona con el ratón el trozo de texto que quieres convertir en enlace. La barra flotante con el campo de URL solo aparece cuando hay texto seleccionado.
Pega o escribe la URL en la barra que aparece encima de la selección y pulsa Enter (o el icono ✓).
Para quitar un enlace, sitúa el cursor sobre el texto enlazado y pulsa el icono "quitar enlace" de la misma barra.
¿En qué tipos de campo se renderiza el enlace?
Solo en los campos de tipo Casilla (checkbox) y Consentimiento. En el resto (texto, selección, etc.) la sintaxis [texto](url) se mostraría al cliente tal cual, así que reserva los enlaces para casillas de consentimiento (política de privacidad, términos y condiciones, exoneración de responsabilidad, etc.).
Al hacer clic en el enlace, el documento se abre en una pestaña nueva y la casilla no se marca/desmarca por accidente.
5. Traducciones
Los formularios pueden configurarse en varios idiomas:
Traducción manual → escribes la versión en cada idioma habilitado en el tenant.
Traducción automática con IA → Lueira propone una traducción y tú la validas o editas.
Los enlaces dentro de las etiquetas también se gestionan por idioma: cada idioma puede tener su propio texto y URL desde la pestaña de traducciones del campo.
6. Vincular a productos: Check-out, Check-in y Participante
Una vez creado, el formulario puede vincularse a distintos tipos de productos:
Productos grupales
Productos privados
Packs de productos grupales
Packs de alquiler
Al vincular un formulario a un producto (desde la pestaña Configuración del producto), eliges con qué rol se usará. Hay tres roles disponibles:
Formulario de Check-out → se rellena durante el proceso de compra en la Tienda Online. Lo rellena el comprador, una sola vez por pedido.
Formulario de Check-in → se envía al cliente después de comprar y lo rellena antes de la actividad.
Formulario de Participante → se muestra de forma individual a cada participante de la reserva, dentro del propio proceso de compra en la Tienda Online. Útil para pedir datos propios de cada persona que hace la actividad, no solo del comprador. Consulta el detalle en Mapeo de campos y Formulario de Participante.
Un mismo producto puede tener los tres formularios configurados a la vez, cada uno distinto (p. ej. un formulario corto de Check-out para datos básicos + un formulario de Participante para tallas de material de cada persona + un cuestionario médico como Check-in).
7. Cómo y cuándo se rellena cada tipo de formulario
Check-out (automático, durante la compra)
Si el formulario está configurado como Check-out, se rellena durante el proceso de compra en la Tienda Online. El cliente no recibe ningún email aparte: lo completa antes de finalizar el pedido.
Participante (automático, durante la compra, por participante)
El Formulario de Participante tampoco se envía aparte: se muestra directamente dentro del proceso de compra en la Tienda Online, una vez por cada participante de la reserva (no solo por el comprador).
Check-in (manual, después de la compra)
Los formularios de Check-in se envían al cliente tras la compra. Puedes hacerlo:
Por email al cliente → un único email con el enlace de los formularios de todos los participantes.
Mediante enlace (URL) que puedes copiar y compartir donde necesites.
A través de WhatsApp, especialmente útil para enviar el formulario al participante directamente (no necesariamente al cliente que reservó).
Si el formulario tiene configurada una caducidad y el participante ya lo rellenó en una reserva anterior que sigue vigente, su respuesta se reutiliza automáticamente y no necesita volver a rellenarlo (ver Caducidad de las respuestas).
📘 ¿Un participante lo ha rellenado con datos incorrectos? Puedes invalidarlo y reenviarlo: consulta Gestionar envíos de formularios de Check-in.
8. Preguntas frecuentes
¿Cuál es la diferencia entre Check-out, Check-in y Participante?
El Check-out lo rellena el comprador durante el pago, una vez por pedido. El Check-in se envía después de comprar (por email, URL o WhatsApp) y se rellena antes de la actividad. El Participante se muestra dentro del propio proceso de compra, pero una vez por cada participante de la reserva, no solo por el comprador.
¿Cómo funciona el campo de Firma en un formulario de Check-in?
Cuando el formulario se usa con el rol Check-in, la respuesta al campo de Firma se firma digitalmente con la misma tecnología que usa la funcionalidad de Documentos (Documenso, conforme al reglamento eIDAS), y el documento firmado queda guardado de forma segura junto a la respuesta. Es una función que se activa por cuenta: si no la ves disponible todavía, contacta con el equipo de Lueira para activarla.
¿Cuánto tiempo se reutiliza la respuesta de un participante?
El tiempo que definas en "Caducidad de las respuestas (días)" dentro del formulario. Mientras la respuesta siga vigente, se reutiliza en las siguientes reservas del participante sin que tenga que rellenarla otra vez; si dejas el campo vacío, no caduca nunca. Solo aplica a formularios usados como Check-in.
¿En qué idioma le llega el formulario de Check-in al cliente?
Depende del origen del pedido:
Reservas desde la Tienda Online → el formulario se entrega en el idioma con el que el cliente realizó la reserva.
Reservas creadas desde el admin → el formulario se entrega en el idioma configurado en el perfil del cliente. Si el cliente no tiene ningún idioma guardado, se usa el idioma por defecto del tenant.
En todos los casos, si el formulario no tiene traducción configurada para ese idioma, los campos se mostrarán en el idioma base del formulario, pero la página seguirá apareciendo en el idioma correspondiente.
📘 Una vez configurado y enviado, mira dónde y cómo se consultan las respuestas (y cómo usar la vista matriz del detalle de sesión) en Consultar respuestas de los formularios. Para gestionar los envíos de Check-in (invalidar y reenviar), consulta Gestionar envíos de formularios de Check-in.