En España existen diferentes sistemas de control fiscal diseñados para garantizar la trazabilidad y validez de las facturas y tickets emitidos por autónomos y empresas. Existe Verifactu, de aplicación estatal, y TicketBAI, de uso obligatorio en el País Vasco.
Ambos sistemas obligan a que las facturas y tickets se envíen de forma digital y segura a la administración tributaria correspondiente, incorporando códigos únicos y QR que permiten verificar su autenticidad.
Con Lueira, no necesitas preocuparte por la complejidad técnica de estos procesos. El programa adapta automáticamente tus facturas a la normativa que corresponda (Verifactu o TicketBAI), genera los ficheros exigidos, los envía a la Agencia Tributaria o a la Hacienda Foral y añade los códigos de verificación en cada documento.
De esta forma, puedes centrarte en tu negocio mientras Lueira se encarga de que tu facturación cumpla siempre con la normativa vigente.
Verifactu, qué es y como funciona
Verifactu es un sistema creado por Hacienda para digitalizar y registrar todos los ingresos de personas físicas y jurídicas con actividad económica en España. Obliga a que todas las facturas o tickets de venta se envíen digitalmente a la Agencia Tributaria, donde se les asigna una referencia única y un código QR que permiten su trazabilidad fiscal.
¿Quién está exento de Verifactu?
Algunos contribuyentes no están obligados a utilizar Verifactu, entre ellos:
Actividades exentas de IVA, como los servicios médicos, educativos, financieros o de seguros.
Microempresas con una facturación anual inferior a 30.000 €.
Negocios en régimen de módulos que emiten menos de 100 facturas al año.
Contribuyentes del País Vasco, ya cubiertos por el sistema TicketBAI.
Empresas acogidas al Sistema de Información Inmediata (SII), que ya utilizan mecanismos de control similares.
En Lueira, todas las facturas o tickets que generes desde el programa se adaptan automáticamente a Verifactu. El sistema crea el fichero exigido por la Agencia Tributaria, lo envía digitalmente y recibe una referencia única junto con el código QR correspondiente. Estos elementos se incluyen en el documento para garantizar su autenticidad y permitir su trazabilidad fiscal en tiempo real.
TicketBAI, qué es y como funciona
TicketBAI es un sistema de control fiscal obligatorio en el País Vasco, implementado por las Diputaciones de Euskadi. Su objetivo es garantizar la trazabilidad de todas las operaciones de venta realizadas por personas físicas y jurídicas con actividad económica en el territorio.
¿Quién está exento de TicketBAI?
Algunas actividades y contribuyentes no están obligados a utilizar TicketBAI, entre ellos:
Profesionales o empresas que no desarrollen su actividad económica en el País Vasco.
Contribuyentes que emiten únicamente facturas simplificadas en actividades no sujetas al sistema.
Entidades o sectores con normativa fiscal específica que excluya la obligación (por ejemplo, regímenes forales especiales).
Contribuyentes que ya aplican sistemas equivalentes de control aceptados por la Hacienda Foral.
En Lueira, todas las facturas o tickets que generes desde el programa se adaptan automáticamente a TicketBAI. El sistema crea el fichero informático exigido, lo firma digitalmente y lo envía de forma automática a la Hacienda Foral correspondiente. Además, en cada documento se incluye el código TBAI y el código QR que garantizan la autenticidad y permiten su verificación en tiempo real.
Cómo funciona Verifactu y TicketBAI en Lueira
En Lueira utilizamos Fiskaly, una solución API que nos conecta a Hacienda, cumpliendo con todos los requisitos y la normativa de sistemas Verifactu.
Al activar el sistema Verifactu o TicketBAI en Lueira, cuando apruebes una factura, ticket o un documento rectificativo, Lueira la enviará automáticamente a la Agencia Tributaria. Una vez recibida, la Agencia Tributaria generará un código QR y un identificador VFAC, y devolverá el documento ya validado a Lueira.
Es importante revisar bien todos los datos antes de aprobar un documento, ya que una vez validados se enviaran de forma inmediata a la Agencia Tributaria, y una vez validadas no se podrán eliminar, solo se podrán rectificar validando los documentos rectificativos de la misma manera.
Para evitar posibles errores, en Lueira hemos activado los Borradores de documentos, de esta manera, al generar documentos los podemos guardar como borradores, para validarlos más adelante, o eliminarlos si nos hemos equivocado.
El modo borrador permite crear facturas sin aprobarlas de inmediato. Así puedes revisarlas, hacer cambios y asegurarte de que todo esté correcto antes de que pasen a ser definitivas.
Configuración de Verifactu o TicketBAI en Lueira
Para activar esta funcionalidad en tu cuenta de Lueira, lo puedes hacer desde los Ajustes de configuración de la cuenta. A continuación te explicamos como hacerlo paso a paso:
Accede a los ajustes de la cuenta en Lueira, desde los ajustes que aparecen en el menú desplegable de la esquina inferior izquierda. En el menú de configuración que aparece, selecciona "Facturación electrónica" y haz clic en "Activar facturación electrónica".
Al seleccionar esta opción nos aparecerá una ventana donde debemos añadir la información fiscal de nuestra empresa. Al rellenar la información, hacemos clic en "Siguiente" (los campos que nos aparecen destacados en rojo es información obligatoria).
En el siguiente paso debemos configurar la dirección del lugar desde donde trabajamos, o desde donde vamos a generar las facturas y tickets.
Estos lugares se relacionan con las ubicaciones que tenemos configuradas en Lueira y deberemos configurar una dirección para cada una de las ubicaciones que tenemos.
Si nuestra empresa tiene su actividad y sede en el País Vasco, según la normativa que se aplica a TicketBAI debemos configurar una dirección para cada ubicación que tenga nuestra empresa. Para el resto de territorio, la normativa que se aplica a Verifactu nos permite utilizar la misma configuración para todas las ubicaciones que tenemos.
(Entendemos estas ubicaciones como las tiendas físicas o establecimientos desde donde los clientes pueden contratar los servicios que ofrecemos desde la empresa, y desde los que generamos los documentos).
Añadimos un nombre a la configuración de esta ubicación y para añadir los datos de la dirección podemos utilizar el botón "Copiar dirección fiscal" para que se rellene automáticamente la dirección que hemos añadido en el paso anterior, o podemos añadirla manualmente si son direcciones diferentes. Para guardar esta información hacemos clic en el botón "Siguiente".
Al hacer clic en el botón "Siguiente" se guardará la configuración, y la podremos ver y editar en la lista de configuraciones de facturación que nos aparece ahora en el apartado de "Facturación electrónica" de los ajustes de nuestro perfil.
Cuando tengamos las configuraciones que necesitemos guardadas, podemos pasar a asignar estas configuraciones a las ubicaciones, para hacer esto utilizaremos las barras desplegables que nos aparecen al lado de las ubicaciones que tenemos en el apartado "Asignar ubicaciones".
Asignamos las configuraciones a las ubicaciones según necesitemos o consideremos, y hacemos clic en el botón "Guardar asignaciones" para guardar esta asignación. Como hemos comentado anteriormente, si la empresa tiene su actividad y sede en el País Vasco, según la normativa que se aplica a TicketBAI debemos asignar una dirección para cada ubicación que tenga nuestra empresa. Para el resto de territorio, la normativa que se aplica a Verifactu nos permite utilizar la misma configuración para todas las ubicaciones que tenemos.
Cómo crear documentos con Verifactu o TicketBAI en Lueira.
Una vez activado Verifactu o TicketBAi en Lueira, el procedimiento de generación de documentos es el mismo, solo varía el formato de borrador y el proceso de validación del documento.
Para poder generar documentos (tickets, facturas y presupuestos) es importante configurar los patrones de numeración de documentación en los ajustes de la cuenta (Ajustes>numeración de documentos>añadir patrón de numeración), incluyendo los patrones de los documentos rectificativos para cada uno.
Para generar una factura o un ticket lo haremos desde la página de un pedido, en el apartado de documentos del mismo, utilizando el botón "+" que nos aparece en la esquina superior derecha del recuadro de Documentos.
Al seleccionar este botón nos aparecerá una ventana donde podremos visualizar el documento que queremos generar, y podemos escoger entre generar facturas, tickets o presupuestos. Según el tipo de documento que escojamos, se actualizará la vista preliminar del documento, adaptada a su formato.
En el caso de las facturas, es importante tener los datos del cliente correctos, y antes de crear el documento verificar que no hay errores. Si no tenemos los datos del cliente (nombre, CIF/NIF y dirección) el programa nos mostrará un mensaje de aviso y no nos permitirá generar el documento (es importante verificar que el NIF/CIF esté bien y que no contenga letras en minúscula).
Cuando tenemos los datos del cliente, y tras verificar que los datos que constan en el documento son correctos, podemos utilizar el botón "Guardar" para generar el documento.
Cuando seleccionamos esta opción nos aparece un mensaje de verificación donde podemos Aprobar/Validar el documento para que se envíe automáticamente a la Agencia tributaria correspondiente, o podemos cancelar la validación para generar el borrador del documento.
Cancelar y generar borrador: Si generamos el borrador del documento, podemos eliminarlo o podemos aprobarlo más adelante, y podemos ver el estado etiquetado como "Borrador".
Aprobar el documento: Si validamos el documento, en la información resumida nos aparece el estado etiquetado con un "tick" verde, y las opciones que nos aparecen son la de descargar o rectificar el documento.
Rectificar documentos con Verifactu o TicketBAI
Una vez aprobada, no puedes eliminar ni modificar el contenido de la factura directamente. Sin embargo, se puede generar una factura rectificativa para corregir la información de la factura original.
La Factura rectificativa se utiliza cuando la factura ya ha sido validada y es necesario corregir un error (importe, base imponible, impuestos, etc.).
La factura rectificativa siempre hace referencia a la original.
Puedes rectificar el importe total de la factura original.
Para generar una factura rectificativa de una factura o un ticket utilizaremos la opción de "Rectificar" que nos aparece en el resumen de documentos del pedido, vinculado al documento que queremos corregir.
Al seleccionar esta opción, nos aparecerá una ventana donde podremos ver la vista preliminar del documento rectificativo que estamos generando, y tenemos las opciones de "Cancelar" o "Rectificar", y un mensaje de aviso donde se nos informa que en el documento que se generará constarán los datos del documento original pero con valores negativos, y que esta opción no se puede deshacer.
Para confirmar la acción seleccionamos la opción "Rectificar" y en el resumen de documentos del pedido nos aparecerá este nuevo documento en el detalle de documentos del pedido.
Una vez rectificado el documento erroneo, podemos crear el nuevo documento con los importes o datos correctos.
Errores frecuentes al crear facturas y tickets con Verifactu o TicketBAI
Datos fiscales incompletos o incorrectos:
Falta el NIF/CIF del cliente o no coincide con el formato valido. El programa solo acepta las letras en mayúscula, y no acepta espacios ni caracteres especiales.
Dirección fiscal incompleta o errónea. Si falta algún campo de información el programa mostrará una alerta, pero si los datos son incorrectos el programa no lo puede detectar hasta que no los recibe la hacienda correspondiente, por este motivo es importante verificar que los datos fiscales de facturación del cliente son correctos antes crear y validar el documento.
En el caso de clientes extranjeros, indicar si el cliente es extranjero en la ficha del cliente.
Serie de facturación mal configurada:
Usar series de facturas que los sistemas no reconocen. Esto puede pasar si utilizamos letras minúsculas en el patrón de numeración de documentos, Verifactu y TicketBAI solo reconocen letras mayúsculas y números para el patrón de numeración.
No tener configurado y vinculado el patrón de documentos rectificativos. Para los tickets y las facturas tenemos que crear los patrones de documentos rectificativo y vincular a cada uno el suyo. Al configurar el patrón de configuración tenemos que tener en cuenta que solo podemos utilizar letras mayúsculas y números.
Actividades o impuestos no configurados correctamente:
Utilizar caracteres especiales en la nomenclatura del producto puede provocar errores, utiliza letras y números sin caracteres especiales.
No indicar el tipo de IVA en la configuración de un producto puede generar un error al validar los documentos, revisa que todos los productos que tienes configurados en Lueira tienen un tipo de IVA vinculado, y en caso de exenciones utilizar una configuración de IVA específica, disponible en la configuración del IVA en los ajustes de la cuenta.
Errores en el envío automático a Hacienda:
Conexión interrumpida en el momento del envío/validación del documento.
Generación de facturas y tickets en fechas no permitidas o erróneas.
Si tienes cualquier duda sobre los sistemas Verifactu y TicketBAI o sobre como lo aplicamos en Lueira y como configurarlo en tu cuenta, no dudes en contactar con nosotr@s! 