¿Para qué sirve esta funcionalidad?
Esta funcionalidad cubre dos cosas distintas pero complementarias para tus productos grupales:
Capacidad por ratio instructor/participante: en lugar de fijar un número máximo de plazas por sesión, dejas que Lueira lo calcule automáticamente a partir de cuántos participantes puede atender cada instructor o guía. La capacidad crece o se reduce según los monitores asignados.
Autoasignación de instructores: Lueira comprueba si hay un instructor o guía libre y compatible antes de aceptar una reserva, y lo asigna automáticamente a la sesión. Así evitas aceptar reservas que tu equipo no puede atender.
Las dos opciones funcionan por separado, pero cuando las combinas se refuerzan: con capacidad por ratio y autoasignación activadas, Lueira puede ampliar el aforo de una sesión sobre la marcha añadiendo un nuevo instructor cuando llega una reserva que rebasa la capacidad actual.
Tipo de capacidad: Fija o Calculada por ratio
En la configuración del producto grupal encontrarás el campo Tipo de capacidad con dos opciones:
Fija (máx. participantes): la capacidad de cada sesión es el valor que indiques en Número máximo de participantes. Es el comportamiento clásico de Lueira.
Calculada (ratio instructor): la capacidad se calcula automáticamente a partir del ratio instructor/participante y del número de monitores asignados a la sesión. Por ejemplo, con un ratio de 8 y 1 instructor asignado, la sesión tendrá 8 plazas; si entra un segundo instructor compatible, pasará a tener 16.
Cuando eliges Calculada aparecen dos campos adicionales:
Ratio instructor/participante: cuántos participantes puede atender cada instructor o guía en una misma sesión. Es el número clave: define cuánto crece la capacidad por cada monitor extra asignado.
Límite máximo de participantes: techo opcional sobre el aforo total de la sesión. 0 = sin límite (capacidad = ratio × monitores asignados). Si introduces un valor mayor que cero, se usará como tope aunque el ratio permita más.
Ejemplo
Producto con tipo de capacidad Calculada, ratio 8 y límite 12. Una sesión con 1 instructor asignado tendrá 8 plazas. Si entra una reserva que necesita una novena plaza, el sistema:
Busca un segundo instructor libre compatible (actividad, horario e idioma).
Si lo encuentra, lo asigna a la sesión. La capacidad pasaría a 16, pero como el límite es 12, se queda en 12 plazas.
Si no encuentra un segundo instructor disponible, la reserva no se puede completar.
Esta ampliación automática solo ocurre cuando el toggle Solo si hay Instructores disponibles también está activado: es ese toggle el que hace que Lueira busque y asigne el monitor extra. Si el toggle está desactivado, la capacidad de la sesión se queda en ratio × monitores ya asignados y no se amplía sola.
Configuración a nivel de sesión
Los mismos campos (tipo de capacidad, ratio y límite máximo) están disponibles también en la pantalla de cada sesión, así que puedes sobrescribirlos para una sesión concreta sin afectar al resto. El valor de la sesión siempre prevalece sobre el del producto.
Cómo activar la autoasignación de instructores
La autoasignación se configura de forma independiente en cada producto grupal:
Desde la pestaña Configuración del producto
Abre el producto grupal que quieras configurar.
Ve a la pestaña Configuración.
Activa o desactiva el toggle Solo si hay Instructores disponibles (o Solo si hay Guías disponibles, según el tipo de escuela).
Guarda los cambios con el botón Actualizar producto.
¿Cómo funciona el toggle "Solo si hay Instructores disponibles"?
Con el toggle activado, el sistema comprueba si hay un instructor o guía compatible y libre en dos momentos distintos:
Al mostrar la disponibilidad: solo aparecen en la Tienda Online las sesiones para las que existe al menos un instructor o guía disponible. Las sesiones sin nadie disponible directamente no se muestran al cliente.
Al confirmar la reserva: justo en el momento en que el cliente finaliza la compra, el sistema vuelve a comprobar la disponibilidad y asigna automáticamente un instructor o guía a la sesión.
Si además has configurado el tipo de capacidad como Calculada (ratio instructor), el sistema puede ampliar la capacidad de la sesión sobre la marcha: cuando una nueva reserva superaría el aforo actual, busca otro instructor o guía libre, lo asigna a la sesión y suma plazas según el ratio. Si no queda nadie disponible para cubrir esas plazas extra, la reserva no se puede completar.
Con el toggle desactivado, la reserva se crea siempre, independientemente de si hay instructores o guías disponibles. La asignación deberá hacerse manualmente desde el panel de administración una vez creada la reserva.
Comportamiento en Packs de sesiones
La misma lógica se aplica cuando el producto grupal forma parte de un Pack. Si el producto tiene activado el toggle Solo si hay Instructores disponibles, Lueira filtra la disponibilidad en la Tienda Online de la siguiente forma según el tipo de pack:
Pack Fijo: dado que el cliente reserva todas las sesiones del pack a la vez, si alguna de ellas no cuenta con ningún instructor o guía disponible, el Pack Fijo completo se oculta de la tienda y no puede reservarse. Un Pack Fijo solo está disponible cuando todas sus sesiones tienen instructor.
Pack Consecutivo: las sesiones que no tienen instructor disponible se excluyen automáticamente del listado de sesiones elegibles. El pack sigue siendo visible y el cliente puede seguir eligiendo entre las sesiones disponibles restantes.
Las sesiones que ya tienen un instructor asignado explícitamente nunca se filtran, independientemente del tipo de pack.
Reservas creadas desde Admin
Cuando creas una reserva manualmente desde Admin sobre una sesión con autoasignación o con capacidad Calculada (ratio instructor), Lueira aplica la misma lógica que en la Tienda Online: busca un instructor o guía libre y compatible y lo asigna automáticamente a la sesión.
En el formulario de creación de pedido verás el contador de ocupación como participantes/capacidad efectiva, donde la capacidad efectiva tiene en cuenta tanto los instructores ya asignados como los que aún podrían añadirse por ratio (con el techo del Límite máximo de participantes, si lo has configurado). Si la nueva reserva sobrepasaría esa capacidad efectiva, verás un aviso de overbooking antes de confirmar.
Esta misma lógica se aplica al crear desde Admin un pedido de un Pack de Productos Grupales: el sistema calcula la capacidad efectiva de cada sesión teniendo en cuenta el ratio instructor/participante y, si la reserva sobrepasaría ese límite, muestra el aviso de overbooking (borde amarillo) antes de confirmar.
Si se borra el último pedido de una sesión sin ratio, el instructor o guía que se había autoasignado también se libera automáticamente, igual que ocurre con las cancelaciones de la Tienda Online.
¿Cuándo se considera que un instructor o guía está disponible?
Para que el sistema lo tenga en cuenta, debe cumplir todos estos requisitos a la vez:
✅ Tiene asignada la actividad del producto grupal.
✅ Tiene disponibilidad horaria en esa franja.
✅ Tiene configurados los idiomas requeridos por el producto.
✅ No tiene otra clase o producto asignado en esa misma franja.
¿Qué pasa si se cancela una reserva?
Si se cancela un pedido desde la Tienda Online, el instructor o guía que había quedado asignado se libera automáticamente y vuelve a estar disponible para otras reservas.
Esto también ocurre cuando un cliente inicia el proceso de compra pero lo abandona sin completarlo: el sistema libera la reserva automáticamente pasado un tiempo, devolviendo la disponibilidad del instructor o guía.
Si la sesión usaba capacidad calculada y, tras la cancelación, ya no hacen falta tantos monitores, Lueira reduce automáticamente la capacidad de la sesión y libera a los instructores o guías que ya no sean necesarios.
⚠️ Ten en cuenta: el instructor o guía solo se libera si no hay otros participantes activos en esa misma sesión que dependan de él. Es decir, si esa sesión ya tenía más reservas confirmadas con ese instructor asignado, la cancelación de un único pedido no lo liberará: el sistema mantiene la asignación para proteger al resto de participantes.
Disponibilidad en canales B2B y marketplaces (GetYourGuide)
Cuando publicas un producto grupal en GetYourGuide u otros marketplaces conectados, la disponibilidad que Lueira envía al canal externo tiene en cuenta el mismo cálculo de capacidad potencial por ratio que la Tienda Online.
Es decir, si una sesión está al límite con los instructores que ya tiene asignados pero aún quedan monitores libres y compatibles que podrían sumarse por ratio, esas plazas extra se publican como disponibles en el canal B2B. Cuando llegue la reserva, el sistema asignará automáticamente al instructor o guía adicional que haga falta, igual que hace para las reservas de la Tienda Online.
Cosas importantes a tener en cuenta
La lógica de asignación automática y de capacidad calculada se aplica tanto a las reservas de la Tienda Online como a las creadas manualmente desde Admin y a las que llegan por canales B2B conectados (por ejemplo, GetYourGuide).
Para que la asignación automática funcione correctamente, asegúrate de que cada instructor o guía tiene bien configurado en su perfil sus actividades, idiomas y horarios de disponibilidad.
Si el producto grupal tiene configurado el tipo de capacidad como Calculada (ratio instructor) y además tiene recursos materiales vinculados, los recursos materiales se ignoran por completo a la hora de calcular la disponibilidad y la capacidad de la sesión. La capacidad la marcará únicamente el ratio (y el límite máximo, si lo has configurado), independientemente de cuántas unidades del recurso material haya disponibles.