Cuando facturas a un cliente particular, un PDF es suficiente. Pero si facturas a un organismo público (un ayuntamiento, una universidad, un hospital público, etc.), la normativa española exige que la factura se entregue también en un formato electrónico específico llamado Facturae, y opcionalmente que se envíe a través de FACe, el punto general de entrada de facturas electrónicas del Estado.
En Lueira puedes generar el fichero Facturae 3.2.2 de cualquier factura aprobada, firmarlo digitalmente con tu certificado, y preparar el envío a FACe cuando el cliente sea un organismo público.
¿Qué son Facturae y FACe?
Facturae es el formato estándar de factura electrónica en XML exigido por la Administración española: contiene la misma información que tu factura en PDF (emisor, receptor, líneas, impuestos), pero en un formato que los sistemas de la administración pueden leer y procesar automáticamente.
FACe es el "buzón" oficial del Estado para recibir facturas electrónicas. En vez de enviar el Facturae a mano, si el cliente es un organismo público registrado en FACe puedes entregárselo directamente a través de este sistema, quedando registrada la entrega.
Generar el Facturae (sin firmar o firmado) no envía nada: es solo la creación del fichero.
Requisitos previos
El NIF/CIF de tu centro (en los ajustes de la empresa) debe ser un NIF/CIF español con un formato y dígito de control válidos. Si no lo es, la generación del Facturae fallará con un error de validación del emisor.
Cada producto incluido en la factura debe tener un tipo de IVA asignado en el catálogo. Si alguna línea de la factura no tiene IVA configurado, la generación se detiene con un aviso en vez de crear un fichero incorrecto.
La factura debe estar aprobada, ser una factura (no ticket ni presupuesto), estar en EUR y tener cliente y fecha asignados.
Si vas a firmar el fichero, necesitas un certificado de firma digital en formato PKCS#12 (.p12 o .pfx).
1. Configura tu perfil de factura electrónica
Ve a Configuración > Factura electrónica y rellena:
Persona de contacto: se incluye directamente dentro del propio Facturae generado (en los datos de contacto del emisor), así que conviene rellenarlo aunque no vayas a enviar nada por FACe.
Datos registrales (Registro Mercantil: tomo, folio, hoja): de momento no se refleja en el XML generado, ni para persona física ni para persona jurídica. Puedes rellenarlo igualmente (se guarda en el perfil).
Correo de notificaciones FACe (opcional): solo tiene utilidad cuando el envío a FACe esté disponible y activo; hasta entonces no aporta nada.
Firmar por defecto: si lo activas, al descargar se priorizará la versión firmada cuando haya un certificado activo. Esto tiene efecto ya, independientemente de si llegas a enviar algo por FACe.
Guarda los cambios antes de continuar.
2. Sube tu certificado de firma digital
En la misma pantalla, en el bloque Certificados de firma:
Selecciona tu fichero PKCS#12 (.p12/.pfx).
Escribe un alias para identificarlo después en la lista (por ejemplo, el nombre del certificado o su fecha de caducidad).
Introduce la contraseña del certificado.
Deja activado "Usar por defecto" si quieres que sea el certificado que se use al firmar.
Pulsa "Añadir certificado".
La clave privada y el certificado se guardan cifrados. Puedes subir varios certificados y marcar cuál es el predeterminado, así como retirarlos cuando caduquen o dejen de ser válidos.
3. Prepara un cliente para FACe (opcional)
Este paso solo es necesario si vas a facturar a un organismo público y quieres poder enviarle la factura por FACe. En la ficha del cliente, en la sección Factura electrónica / FACe, activa "Preparar este cliente para FACe" y rellena los códigos DIR3 del destinatario:
Oficina contable (DIR3): quién contabiliza el pago.
Órgano gestor (DIR3): quién gestiona el expediente.
Unidad tramitadora (DIR3): quién recibe la factura para tramitarla.
Órgano proponente y Referencia administrativa/expediente: opcionales.
Puedes encontrar el código DIR3 del organismo público de tu cliente en el directorio DIR3 oficial. Guardar estos datos no envía nada; solo se usan si más adelante decides enviar por FACe.
4. Genera el Facturae desde una factura
Abre una factura ya aprobada y, en el bloque de Facturación del pedido, pulsa el botón "Facturae". Se abrirá una ventana donde puedes:
Completar los datos DIR3 del cliente si no los rellenaste antes (se guardan en el cliente al generar).
Generar sin firmar: crea el XML Facturae sin firma digital, útil para revisar el contenido.
Generar y firmar: crea el XML firmado con tu certificado activo, listo para entregar.
Ambos ficheros quedan disponibles para descargar en la lista de "Ficheros generados" del mismo pedido.
El Facturae generado no es un documento pensado para leer directamente: es un fichero XML para sistemas informáticos. Si quieres verlo con el mismo aspecto que una factura, súbelo al visualizador oficial de Facturae.
5. Envío a FACe
El envío directo de la factura firmada a FACe (con seguimiento del registro, estado y cancelación) es una funcionalidad independiente de la generación del Facturae, y todavía no está disponible.
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