¿Qué es el módulo de Gastos?
El módulo de Gastos te permite registrar cualquier gasto de tu negocio: compras a proveedores, suministros, alquileres, comisiones, gastos generales, etc. Para cada gasto puedes guardar el importe desglosado en líneas con sus impuestos, adjuntar el documento original, registrar los pagos que haces y consultar fácilmente cuánto te queda por pagar.
Acceder al módulo
En el menú lateral, pulsa en Gastos. Verás el listado de todos los gastos del centro con estas columnas: Referencia, Proveedor, Fecha, Total, Estado y Pago. Puedes filtrar por Estado, Pago, Desde y Hasta, y crear un gasto nuevo desde el botón + Nuevo gasto (esquina superior derecha).
Crear un gasto: ejemplo paso a paso
Vamos a registrar la factura anual del software de Lueira que nos ha enviado Maladeta Studio:
Pulsa + Nuevo gasto.
En la cabecera del gasto rellena:
Contacto: Maladeta Studio. Es opcional — si el gasto no corresponde a un contacto concreto (por ejemplo, una compra puntual), puedes dejarlo vacío.
Número de documento: 2026115 (la referencia de la factura).
Fecha emisión: 20/04/2026.
En el panel Archivo de la izquierda, arrastra o selecciona el PDF de la factura. Se mostrará una vista previa del documento dentro del propio gasto, así nunca se pierde la referencia.
Añade las líneas del gasto (botón + Añadir línea):
Concepto: Licencia · Cantidad: 6 · Precio: 80 € · Impuestos: VAT 21% → Total línea: 580,80 €
Concepto: Config · Cantidad: 1 · Precio: 160 € · Impuestos: VAT 21% → Total línea: 193,60 €
A medida que cambias cantidades, precios o impuestos, el total de la línea se recalcula solo. A la derecha verás el resumen: Subtotal 640,00 €, IVA 134,40 €, Total 774,40 €.
Pulsa Guardar. Tu gasto se queda en estado Borrador hasta que decidas confirmarlo.
Estados del gasto
Un gasto pasa por estos estados, que verás como un badge junto a la referencia:
Borrador: estado inicial. Puedes seguir editando todos los campos. El gasto del ejemplo (#2026115) está en Borrador.
Abierto: el gasto está confirmado. Por ejemplo, el gasto #123 del listado, también de Maladeta Studio por 510,00 €, ya está marcado como Abierto.
Anulado: el gasto se cancela. Úsalo cuando se haya creado por error o el documento haya sido abonado en su totalidad.
Para cambiar de estado, ve al detalle del gasto y desde el botón Opciones (arriba a la derecha) elige Marcar como abierto, Anular o Revertir a borrador.
Registrar pagos
Aunque el gasto esté en borrador, puedes registrar los pagos que ya hayas realizado. En el bloque Pagos del detalle, pulsa + Registrar pago y rellena:
Importe: puedes registrar pagos parciales si has pagado solo una parte de la factura.
Método: Efectivo, Transferencia, Tarjeta u Otro.
Fecha del pago.
Nota: opcional.
Siguiendo el ejemplo, hemos pagado los 774,40 € de la factura por Transferencia el 21/04/2026. El pago aparece como una fila dentro del bloque Pagos y, automáticamente, el badge de pago del gasto pasa a Pagado.
Los estados de pago posibles son:
Sin pagar: aún no se ha registrado ningún pago. Por ejemplo, el gasto #3333 a Candela Blanco Fernández de 48,40 € está en Sin pagar.
Pago parcial: se ha pagado una parte pero no todo.
Pagado: la suma de los pagos cubre el importe del gasto.
Importante: el estado del gasto y el estado de pago son independientes. Un gasto en Borrador puede aparecer perfectamente como Pagado si ya has hecho la transferencia, como ocurre en el ejemplo.
Notas internas
Cada gasto tiene un bloque de Notas internas para que tú y tu equipo dejéis comentarios sobre el documento, incidencias o cualquier información que queráis conservar junto al gasto. Por ejemplo, en el gasto #2026115 hemos añadido la nota: "Factura por un año de servicio de Lueira". Las notas se guardan con fecha y hora y no se ven fuera del centro.
Filtrar el listado
Desde la pantalla principal de Gastos puedes acotar la lista con los desplegables:
Estado: Borrador / Abierto / Anulado.
Pago: Sin pagar / Pago parcial / Pagado.
Desde y Hasta: rango de fechas de emisión.
El contador inferior te indica cuántos resultados estás viendo (por ejemplo, "Mostrando 1 a 3 de 3 resultados").